L’Organizzatore può decidere se raccogliere informazioni utili al suo evento riguardo gli Acquirenti dei biglietti ed i Partecipanti all’evento.

Ti ricordiamo che BOOCKET distingue tra:

  • ACQUIRENTE: colui che effettua l’acquisto dei biglietti per uno o più Partecipanti all’evento;
  • PARTECIPANTE:  colui che partecipa effettivamente all’evento. Naturalmente il Partecipante può coincidere con l’Acquirente.

Esempio: Marco (Acquirente) compra due biglietti per l’evento; Marco (Partecipante 1) parteciperà all’evento insieme a Giovanna (Partecipante 2).

Come e quali informazioni raccogliere?

Per iniziare a raccogliere informazioni sugli Acquirenti e/o Partecipanti, accedi alla sezione Raccogli Informazioni in Opzioni Ordine del menu di sinistra dell’evento per il quale vuoi raccogliere le informazioni.

Troverai un elenco di domande preimpostate che puoi fare agli Acquirenti e/o ai Partecipanti in fase di registrazione/acquisto dei biglietti per il tuo evento.

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Le domande Nome, Cognome Indirizzo e-mail relative all’Acquirente presentano caselle grigie e non modificabili. Questo perché, in fase di registrazione/acquisto dei biglietti per l’evento, l’Organizzatore ha necessità di richiedere obbligatoriamente questo tipo di informazioni all’Acquirente dei biglietti siano essi gratuiti o a pagamento. Questo discorso non si applica invece ai Partecipanti per i quali l’Organizzatore è libero di scegliere se richiedere o meno (in modo obbligatorio o no) le informazioni.

L’Organizzatore può quindi decidere, a meno di quelle obbligatorie per l’Acquirente, di porre le domande (es. “Sesso”, “Indirizzo”, “Città”, ecc.) agli Acquirenti/Partecipanti spuntando la casella nella colonna RICHIEDI; puoi scegliere anche se richiedere obbligatoriamente una risposta per procedere alla registrazione/acquisto di biglietti per l’evento spuntando la casella nella colonna OBBLIGATORIO. Le spunte delle caselle per le quali decidi di effettuare la scelta diventeranno azzurre.

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Le modifiche implementate in questa sezione del portale sono salvate in automatico dal sistema.

Come creare domande personalizzate?

L’Organizzatore può decidere di creare nuove domande da porre agli Acquirenti/Partecipanti in fase di registrazione/acquisto dei biglietti per l’evento in aggiunta alle domande preimpostate di BOOCKET. Per creare una nuova domanda basta cliccare sul bottone verde Aggiungi domanda in alto a destra nella pagina.

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La scheda che si apre una volta cliccato il bottone verde presenta 4 opzioni di domande disponibili:

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  • Testo: selezionando questa opzione viene chiesto all’Acquirente/Partecipante di inserire un testo libero in risposta alla domanda che l’Organizzatore ha formulato nella casella “Domanda”;
  • E-mail: selezionando questa opzione viene chiesto all’Acquirente/Partecipante di inserire un’email in risposta alla domanda che l’Organizzatore ha formulato nella casella “Domanda”;
  • Sì/No: selezionando questa opzione viene chiesto all’Acquirente/Partecipante di rispondere Sì/No alla domanda che l’Organizzatore ha formulato nella casella “Domanda”;
  • Dropdown: selezionando questa opzione viene chiesto all’Acquirente/Partecipante di scegliere tra le risposte presenti nel menu a tendina che l’Organizzatore ha impostato inserendo le varie “Opzioni” di risposta, come mostrato nella figura seguente;

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Una volta impostata la domanda, si procede al salvataggio della stessa cliccando sul bottone verde Salva domanda. La nuova domanda inserita comparirà in coda alle domande preimpostate nella sezione Raccogli informazioni; l’Organizzatore a questo punto può decidere se richiedere le informazioni relative alla domanda agli Acquirenti e/o ai Partecipanti all’evento e decidere se richiedere le informazioni in modo obbligatorio o meno. Ti ricordiamo che se la domanda è obbligatoria l’Acquirente/Partecipante dovrà rispondere per forza alla domanda per poter procedere alla registrazione/acquisto dei biglietti per l’evento.

Dove visualizzano le richieste di informazioni gli Acquirenti/Partecipanti?

Quando l’Organizzatore ha impostato le domande per le quali vuole raccogliere informazioni, gli Acquirenti e/o i Partecipanti all’evento visualizzeranno queste domande nella procedura di registrazione/acquisto dei biglietti per l’evento. Accedendo alla pagina web dell’evento e procedendo nella procedura per l’ordine dei biglietti (gratuiti o a pagamento) l’Acquirente/Partecipante dovrà rispondere alle domande impostate dall’Organizzatore per procedere alla prenotazione/acquisto dei biglietti.

Nell’immagine successiva 1 Acquirente deve registrare 2 Partecipanti (come detto in precedenza l’Acquirente può coincidere con uno dei Partecipanti). In questo caso l’Acquirente dovrà rispondere alle domande “Nome”, “Cognome” e “Indirizzo e-mail” (oltre a leggere ed accettare i “Termini e condizioni di Utilizzo del Servizio” e l'”informativa sulla tutela dei dati personali”) relative a sé stesso e ai 2 Partecipanti per poter completare l’ordine ed effettuare la prenotazione per i 2 biglietti gratuiti dell’evento.

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Perché è importante raccogliere informazioni su Acquirenti e Partecipanti?

Raccogliere informazioni su Acquirenti e Partecipanti può essere di fondamentale importanza per l’Organizzatore dell’evento per creare un database di informazioni utili allo svolgimento dell’evento e per la programmazione dei successivi eventi. Le informazioni raccolte relative ad Acquirenti e Partecipanti sono disponibili in ciascuna scheda dei diversi Partecipanti nella sezione Partecipanti/Check-in in Gestione del menu di sinistra dell’evento.

Raccogliere informazioni sui Partecipanti all’evento è inoltre importante per procedere alla generazione e alla stampa dei badge identificativi dei Partecipanti. Lo strumento di generazione e stampa badge è utile nel caso di eventi in cui è necessario l’utilizzo di badge identificativi per i partecipanti all’evento. Ad esempio eventi di questo tipo sono i congressi e i workshop. L’Organizzatore grazie a questo strumento può quindi scegliere di generare in automatico e stampare i badge dei partecipanti al suo evento. Per utilizzare lo strumento per la generazione dei badge, l’Organizzatore deve selezionare l’evento per cui vuole generare i badge con i nomi dei partecipanti ed accedere alla sezione Partecipanti/Check-in nella voce Gestione del menu di sinistra dell’evento. In alto a destra è presente il bottone Stampa badge attraverso il quale si accede alla relativa scheda dove impostare i dati per la generazione dei badge.

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Raccogliere informazioni sui Partecipanti aiuterà nel completare ed effettuare la scelta di visualizzazione per uno dei campi opzionali che verranno mostrati sul badge (i dati saranno mostrati in Riga 2 del template dei badge orizzontale e verticale). Se non visualizzi la Riga 2 in Opzioni di stampa badge, significa che non hai attivato la raccolta di informazioni per i Partecipanti al tuo evento. Come detto in precedenza, qualora i campi preimpostati di raccolta informazioni non contenessero le informazioni che vuoi visualizzare sul badge alla Riga 2, ti ricordiamo che nella sezione Raccogli Informazioni puoi inserire domande personalizzate da porre ai partecipanti in fase di registrazione all’evento cliccando sul bottone verde Aggiungi Domanda presente in alto a destra nella pagina.